Success Story:
Ruthmann GmbH

Fachleute wissen: Moderner Straßenasphalt ist eine Wissenschaft. Denn Asphaltbeläge müssen heute zahlreichen Anforderungen standhalten: Lärmschutz, Umweltschutz, Performance, Langlebigkeit u. v. m.

Um diese Anforderungen zu erfüllen, greifen viele Bauunternehmen und Auftraggeber weltweit auf die Expertise von Dipl.-Ing. (FH) Andreas Ruthmann und seinem Unternehmen zurück. Die Ruthmann GmbH aus Hückelhoven sorgt nicht nur dafür, dass die passenden Zusatzstoffe wie Fasern und Additive für den jeweils gewünschten Asphalt vom Hersteller zur Baustelle kommen. Andreas Ruthmann und sein Team entwickeln auch seit über 20 Jahren gemeinsam mit den Herstellern Speziallösungen und neue Produkte.

Das Unternehmen ist heute für die Hersteller von Asphaltbelägen ein angesehener und kompetenter Entwicklungspartner, wenn es um nachhaltige Asphalt-Bitumenmodifikation geht. Denn bei allem, was Ruthmann mit Herstellern realisiert und verkauft, steht der verantwortungsvolle Umgang mit den natürlichen Ressourcen dieser Erde im Mittelpunkt. Die Produkte helfen, Energie zu sparen, Straßen langlebiger und leiser zu machen, Lärm zu reduzieren und Investitionen zu optimieren.

Als internationaler Player mit einer großen Kunden- und Produktdiversität muss das Unternehmen hoch komplexe Geschäftsprozesse beherrschen – Einkauf, Transport und Verkauf mit vielen Sonderwünschen und Marktherausforderungen auf globaler Ebene, gesteuert aus Hückelhoven. Viele Jahre wurden diese Prozesse von Hand aus Excel und Outlook heraus gelenkt. Doch die wachsende Komplexität führte zu einer hohen Belastung für das gesamte Team. Damit sollte endlich Schluss sein und so suchte Ruthmann eine neue ERPLösung, die äußerst flexibel und dennoch weitestgehend automatisiert arbeitet. Eine ERP-Lösung, die die komplexen Prozesse, die bisher großen manuellen Aufwand erforderten, im Griff hat. Als Ergebnis einer Marktrecherche und einiger Testläufe mit verschiedenen Softwarelösungen entschied sich die Ruthmann GmbH im Jahr 2021 für die GEBRA-IT aus Aachen.

Mit einer selbst entwickelten ERP-Plattform auf Basis von Low-Code wurde zwischen November 2021 und Oktober 2022 die vollständige Einführung des ERP-Systems umgesetzt.

Die GEBRA-IT hat mit Low-Code eine auf die ganz speziellen Besonderheiten bei den Einkaufs- und Verkaufsprozessen zugeschnittene ERP-Lösung konfiguriert und zusammengebaut, die jederzeit anpassbar und erweiterbar ist. Diese verzahnt erstmals alle Kernbereiche des Unternehmens: Einkauf, Verkauf, Transport- und Logistik, Kundenmanagement und Personal in einer Oberfläche. Dies wiederum sorgt dafür, dass Prozesse aus unterschiedlichen Bereichen endlich auf Knopfdruck oder sogar vollautomatisch ablaufen. So wird beispielsweise über einen erfassten Kundenauftrag automatisiert eine Lieferantenbestellung und auch ein Transportauftrag generiert. Dabei können spezielle Kundenwünsche wie Palettentausch, Staplerentladung beim Kunden, Dokumente inklusive Barcodes oder Analysezertifikate berücksichtigt werden. Sämtliche Daten der Kundenbestellungen werden ohne erneute Eingabe automatisch in notwendige Lieferantenbestellungen und zum Teil auch an Transportunternehmen übergeben. Komplizierte Dreiecksgeschäfte oder Drittlandlieferungen von Stückgut bis hin zu Containerlieferungen mit allen nachfolgenden Prozessen werden auf Knopfdruck ausgelöst. Internationale Fracht- und IntrastatMeldungen generiert die Software automatisch aus der einmal ausgefüllten Auftragsmaske.

Eine der wichtigsten Aufgaben einer ERP-Lösung ist die Unterstützung und Entlastung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie deutlich mehr Transparenz. Für die Ruthmann GmbH waren die obersten Ziele die Verminderung des manuellen Arbeitsaufwandes und die Ablösung der bisherigen Tools hin zu einem möglichst hohen Automatisierungsgrad der Prozesse. Diese Vorgaben wurden voll erreicht.