Success Story:
BPV GmbH

Im Jahr 2013 als Vertriebspartner für Lösungen von Vodafone, Telekom und Telefónica gestartet, hat sich die BPV GmbH innerhalb weniger Jahre zu einem der größten Full-Service-Partner in der IT- und Telekommunikationsbranche entwickelt.

Die BPV Unternehmensgruppe aus Unna bietet heute Geschäftskunden und Partnern Lösungen und Services für den Aufbau von mobilen Arbeitsplätzen an - national und international.

Es spielt für BPV keine Rolle, welche Telekommunikations-Carrier, Betriebssysteme für mobile Endgeräte oder IT-Umgebungen man bei einem Kunden vorfindet, die Mission besteht stets darin, mobile Arbeitsplätze für alle Mitarbeitenden zu ermöglichen!

Neben eigenen Lösungen hat sich BPV ein Netzwerkwerk aus Hard- und Softwareherstellern, Netzbetreibern und Finanzierungspartnern aufgebaut und Schnittstellen zu deren Systemen entwickelt. Dadurch bekommt der Kunde Software, Hardware sowie das dazugehörige Management und den passenden Support für den «Mobile Workplace» aus einer Hand. Mittlerweile sind über 160 Mitarbeitende an vier Standorten in Europa für die BPV Unternehmensgruppe tätig.

Am Anfang war alles einfach. Das Unternehmen war klein, wuchs langsam. Eine einfache ERP-Lösung aus der Cloud reichte aus, um die Prozesse im Unternehmen abzubilden.

Mit expandierendem Produktportfolio und wachsenden Hardware- und Lagerbeständen stieß dieses System aber schnell an die Grenzen. Neben den eigenen Softwarelösungen wuchs die Zahl der im Unternehmen eingesetzten Drittlösungen rasant. Es entstand eine sehr heterogene IT-Systemlandschaft ohne Schnittstellen untereinander: CRM-System, Ticketsystem, Warenwirtschaft, Rechnungsstellung, Buchhaltung, Urlaubsorganisation, Workflow, Projektmanagement, Fuhrparkmanagement sowie Mobilfunk- und Asset-Management bestanden als Insellösungen.

Digitale Medienbrüche zwischen den vielen Insellösungen waren die Folge. Sie sorgten für viele manuelle Tätigkeiten, was wiederum zu Fehlern in der Abwicklung führte. Rechnungen und Retouren waren oft fehlerhaft oder wurden gar nicht geschrieben.

Der Geschäftsführung wurde schnell klar: Die Medienbrüche mussten durch Schnittstellen und Automatisierungen beseitigt werden. Ein neues, ganzheitliches ERP-System musste her, das Prozesse digitalisieren, automatisieren und Schnittstellen bereitstellen kann. Gesucht wurde ein System, das die Unternehmensgruppe produktiv hält statt sie zu lähmen, damit BPV so flexibel und agil wie möglich wachsen kann. Es musste ein System sein, dass man nicht über das Unternehmen stülpt, sondern das mit dem Unternehmen von Abteilung zu Abteilung wachsen kann.

Als Proof of Concept konnte GEBRA-IT einen Prozess für die Retouren-Verwaltung innerhalb von einem Tag mit Hilfe der GEBRA-Suite abbilden und aufbauen, bezogen auf die individuellen Anforderungen des Unternehmens.

Im Rahmen einer Ausschreibung und Internetrecherche stieß die BPV-Geschäftsführung auf die GEBRA-IT aus Aachen mit deren cloudbasierter Low-Code-ERP-Lösung GEBRA-Suite. Bereits bei der ersten Besprechung der Anforderungen am Telefon erhielt BPV die Zusage, dass mit der GEBRA-Suite im Standard alle Ansprüche zu lösen seien.

Ein Proof of Concept zeigte den BPV-Entscheidern eindrucksvoll, wie schnell und gut ein einmal definierter Prozess in der GEBRA-Suite umgesetzt werden kann.

Das ERP-Projekt startete im Mai 2019, am 01. Dezember war Go-live. Innerhalb dieser Zeit wurden die geforderten Workflows und Prozesse abgebildet und größtenteils automatisiert. Zudem realisierte GEBRA-IT mit der Software die notwendigen Schnittstellen zur DATEV, zu Lieferanten-Systemen, zu Transportdienstleistern wie DHL und zu eingesetzten Drittlösungen wie beispielsweise das eigene Lifecycle Asset Managementsystem LIAM oder zum selbstentwickelten Mobilfunk- und Asset-Managementsystem BIRTA. Die Zeiten der Insellösungen waren endgültig vorbei.

Die geforderte betriebssystemübergreifende Konformität (MacOS, iOS und Windows) ergab sich über die Cloudnutzung von selbst.

Die Begeisterung über die GEBRA-Suite war bei den Projektbeteiligten und Mitarbeitenden von BPV so groß, dass nahezu jeden Tag neue Wünsche an die GEBRA-Berater herangetragen wurden, die teilweise nach und nach umgesetzt und partiell auf spätere Projektrealisierungsschritte verschoben wurden.

Durch die Aufhebung der Medienbrüche läuft die Fehlerquote durch manuelle Fehler gegen null, die Prozesse laufen größtenteils automatisiert, die Mitarbeitenden finden Zeit für andere Aufgaben und das Management erhält umfangreiche Reportings mit wichtigen Kennzahlen.

Das Besondere an der GEBRA-Suite ist, dass aufgrund des Low-Code-Ansatzes auch Personen ohne Programmierkenntnisse die weitere Entwicklung mitgestalten können. BPV hatte schon während der Umsetzung eine eigene Mannschaft aufgebaut, um das System im Hause zu pflegen und zu erweitern. Das Zusammenspiel zwischen den eigenen Citizen Developern und den Beratern der GEBRA-IT sorgt auch weiterhin für schnelle Lösungen aller neuen Anforderungen. Ohne GEBRA-Suite wäre das schnelle Wachstum undenkbar und unmöglich gewesen.